Webmail - potíže s kapacitou a vyhledáváním

Dobrý den,

již několik let u vás provozuji osobní e-mailovou schránku david.soudek@ a poslední týden mám problémy s kapacitou a vyhledáváním.
Před dvěma týdny jsem od vás obdržel upozornění "upozorňujeme, že na Vaší doméně jste dosáhli obsazení diskové kvóty 96 %. Aktuálně Vaše data zabírají 19562 MB z 20480 MB." Na základě toho jsem vymazal některé e-maily, ale velikost obsazení schránky se zjevně nezměnila. Dokonce vyhledávání nějaké zprávy trvá v současné chvíli velmi dlouhý čas neb dokonce končí i chybou "vypršel časový limit". Postupuji tak, že do vyhledávacího pole zadám třeba "posudek".
Prosím o prověření situace.

Se srdečným pozdravem RNDr. David Soudek

Dobrý den,

pane Soudku Vaše schránka není vůbec v dobré kondici. Díky dlouhodobě ne zcela šťastně zvolenému způsobu používání schránky se u ní sešlo více okolností, které mají za následek, že nefunguje, jak by měla. V několika následujících řádcích si ukážeme hlavní problémy a jejich řešení.
Stav této schránky není nijak ojedinělý, spousta uživatelů k e-mailu přistupuje stejně a ani si neuvědomuje, že i o e-mail je potřeba se jistým způsobem starat, aby dlouho, dobře a spolehlivě fungoval, proto téma rozebereme jak v obecné rovině, tak i konkrétně pro tento případ.
I když se to bude zdát úsměvné, e-mailovou schránku a její používání pořád můžeme do jisté míry srovnat s klasickou poštovní schránkou.
Hlavní problémy které uvádíte a které rozebereme:
- Nedostatečná kapacita
- I přes smazané e-maily se velikost nezměnila
- Mnoho e-mailů v jedné složce
- Nefungující hledání


Nedostatečná kapacita
Podobně jako u fyzické poštovní schránky, je potřeba, aby i u té e-mailové byl dostatečný prostor na přijetí a zpracování další pošty. Pokud chcete zachovat optimální chod služeb, obecně platí, že zaplněnost ať už schránky, nebo celkové diskové kapacity hostingu by neměla přesáhnout 80% z celku. Varovným signálem dosažení kvóty je výstražné zvýraznění velikosti v administračním systému hostingu. Dodržujte tedy dostatek volného prostoru a pokud to již není možné, můžete si další prostor přikoupit za cenu 500,- Kč bez DPH za každé +2GB ročně. Jestliže do schránky chodí velké množství legitimní pošty, kterou potřebujete archivovat, nebo pracujete v týmu a potřebujete si sdílet kalendáře, poznámky, kontakty apod., můžete si nechat u schránky aktivovat službu Mail8, tedy přepnutí na bezednou variantu za měsíční poplatek.

Pane Soudku, Vaše schránka zabírá 99% diskového prostoru a není už téměř místo na přijetí nějakého většího e-mailu. Pošta ve schránce je netřízená takže obsahuje velké množství spamu. Než se rozhodnete třeba místo přikoupit, rozhodně poštu přeberte. Podobnost s plechovou schránkou je zase na místě, pokud už do ní nelze vložit obálku, před koupí nové - větší nejprve přeberte reklamní letáky a uvolněte místo.

Často se od uživatelů opakuje dotaz jak schránku vyčistí. Jde většinou o stav kdy poštu netřídí a lokální e-mailový klient už je třeba do pošty vůbec nepustí. Alternativou je přihlášení do schránky přes Webmail na adrese https://mail.název-domény kde uvidíte aktuální stav schránky na serveru a můžete poštu promazat a protřídit. Třízení, pokud nebylo nikdy prováděno, může být otravné, začněte seřazením pošty třeba podle příjemce a promažte poštu od největšího balastu až po to, co si chcete nechat. Třídit můžete do tématických složek, které vytvoříte ve správě složek. Takto postupujte dokud nebudete mít ve schránce jen poštu, kterou chcete zachovat. Jestliže chcete smazat vše, zvolte u Výběru pošty „vybrat vše“ a jednoduše třeba přes klávesu Delete smažte.


I přes smazané e-maily se velikost nezměnila
Může se stát, přestože poštu protřídíte a „promažete“, že se zaplněnost schránky vůbec nezměnila. Často se tak může dít když poštu třídíte v nějakém lokálním klientovi (Outlook, eM client, Thunderbird..) že se pošta nesmazala, ale jen se přesunula do nějaké jiné složky (koš, odstraněná pošta, smazané apod.) Každý e-mailový klient preferuje nějaké svoje pojmenování funkčních složek a podobně i při mazání může reagovat každý jinak, některý poštu rovnou smaže, některý jen přesune do nějaké jiné složky. Přehled, jaká složka Vám zabírá ve schránce jaké místo, najdete ve Webmailu (ozubené kolečko vlevo dole)/ Spravovat složky. Optimální je mít ve všech používaných e-mailových klientech nastaveno, aby využívaly pro práci s poštou stejné složky (aby Vám jeden počítač neukládal poštu do Doručené, jiný třeba do Přijaté a mobil třeba do složky Doručená pošta).
Projděte složky, případně pokud nemáte, tak všechny složky ve správě složek připojte a co má být smazáno, smažte.

Pane Soudku, ve Vaší schránce máte 1982 zpráv ve složce Koš, zabírají 4621MB, promazáním je uvolníte.

Když by se Vám stala nehoda, že nechtěně smažete, co smazáno být nemělo, napište nám autorizovaným požadavkem žádost o obnovu obsahu. Na záložních serverech držíme zálohu e-mailových účtů dva týdny zpětně.


Mnoho e-mailů v jedné složce
Častým nešvarem uživatelů je absolutní ponechávání všech zpráv ve výchozí složce přijaté pošty, byť jen těch legitimních. Zase přirovnáním k poštovní schránce si představme, že dorazí dopis, Vy si je přečtete a znovu vhodíte zpátky do schránky. To asi neděláte, že? A stejně bychom se tedy měli k poště chovat i v té elektronické podobě.
Ve složce s přijatou poštou by měly být ideálně jen nějaké aktuální zprávy, třeba nevyřešené, kterým se hodláte věnovat. Argument některých uživatelů, že vždyť jo vždyť všech 49 tisíc zpráv co tam je takových je, asi není zcela na místě. Pokud si příchozí poštu chcete ve schránce zachovat, měla by být z výchozí složky přijaté pošty zařazena někam jinam do tématicky založené složky třeba podle předmětu, odesílatele nebo roku apod.. Hranice počtu e-mailů v jedné složce není nijak striktně limitována, nicméně pro zachování stále ještě optimální funkčnosti služeb by nemusela moc přesahovat 30 tisíc zpráv.
Třízení pomůže uživateli schránky s orientací při vyhledávání, e-mailovým klientům při archivaci nebo indexaci a v neposlední řadě pomůže i serveru, aby byl přístup ke zprávám rychlejší. Třízení pošty napomůže i celkově s efektivitou práce - jistě Vás bude více motivovat vyřídit z přijaté pošty tři e-maily, než když se ztratí v záplavě tisíců zpráv v jedné složce.

Pane Soudku ve Vaší schránce máte jen složku „Přijatá pošta“ a v ní přes 70 tisíc zpráv. Protřiďte ji tak, aby zůstaly jen ty, kterým se nyní chcete aktuálně věnovat. Pro ostatní zřiďte ve správě složek tématicky samostatné složky.

Pokud jde o zprávy, kterým nepotřebujete věnovat zbytečnou pozornost, ale je nutné je v případě potřeby najít ve své složce (různé výpisy, reporty, notifikace), můžete nastavit jejich třízení automaticky do své cílové složky pomocí filtrů. To umí většina e-mailových klientů, nebo Webmail. Doporučuji nastavovat to přednostně ve Webmailu, resp. na straně serveru, protože když změníte nebo přeinstalujete lokálního klienta, o nastavení nepřijdete. Toto téma popisujeme na adrese https://faq.c4.cz/automaticky-presun-sp ... tra-slozky.


Nefungující hledání
K rychlejšímu a úspěšnějšímu hledání napomůže také předchozí správné třídění pošty.
Pokud má být výsledek hledání co nejrelevantnější, je potřeba správně nadefinovat co chceme hledat. Když je jasné, že hledáme zprávu, kde se v předmětu nachází slovo „Auto“, je zcela zbytečné mít ve vyhledávacích preferencích zatrženo, aby server hledal jak v předmětu, v odesílateli, v příjemci nebo dokonce ve velikosti zprávy. Zbytečně tím zatěžujete server a sebe zdržujete od rychlého přesného výsledku. Definujte vždy co nejpřesnější zadání.

Pane Soudku, ve Vašem případě jste sice zadával ve vyhledávání „posudek“, ale měl jste ve vyhledávacích preferencích právě zatrženo, že má být hledáno v předmětu, v odesílateli, v adresátovi v kopii i v těle zprávy a takto jste nechal prohledávat všech 70 tisíc zpráv. Je jasné, že takové vyhledání nějakou dobu trvá. Server, aby byl schopen efektivně odbavovat jednotlivé požadavky klientů, je nastaven tak, aby každý proces trval jen určitou povolenou dobu, aby se server nepřetížil nekonečně dlouho trvajícími požadavky, jako jste mu zadal Vy. Proto po určitém čase server odpověděl chybou a proces Vašeho vyhledávání ukončil.
Když preference omezím jen na předmět, dostanu i v takovém počtu zpráv v jedné složce relevantní výsledek 9 zpráv.

Pokud narazíte na to, že Vám některá naše služba nefunguje jak byste očekávali, ozvěte se nám třeba telefonicky, nebo e-mailem. Společně projdeme co je špatně a třeba přijdeme na to, že ke své škodě nevyužíváte potenciál, který nastavení nabízí, nebo službu používáte ne úplně správně, jako jsme odhalili v tomto případě.